facebook tracking

Självorganiserade team - På riktigt från början!

På SBAB arbetar vi värderingsdrivet vilket innebär att våra värderingar styr hur vi agerar – både gentemot varandra och i vårt arbete – och ligger till grunden för genomförandet av självorganiserade team.

Om vi börjar med vad självorganiserade team är så handlar det om att låta en grupp människor tillsammans organisera sig och lösa ett problem utan yttre påverkan. Man låter helt enkelt människorna som vet mest och känner varandra bäst lösa uppgiften med hjälp av några tydliga ramar och spelregler. DET är självorganisation. Raka motsatsen till en hierarkisk organisation där chefen organiserar gruppen och bestämmer vilka som ska jobba med vilka och med vad.

SBAB:s utvecklingsavdelning stod alltså inför den stora utmaningen att omorganisera delar av vår avdelning och bilda 6-7 team bestående av totalt cirka 40 medarbetare, med målet att åstadkomma följande:


  • Team med bättre förutsättningar att arbeta värderingsdrivet
  • Team som driver vardagsinnovation
  • Team som skapar en helhet istället för delar
  • Team som maximerar kundnyttan
  • Team som är produktorienterade och självförsörjande


Är detta chefens sätt att slippa ta ansvar och inte behöva ta kritiken för att ett teams sammansättning inte motsvarar förväntansbilden? Jag skulle vilja påstå att om frågan ställs så saknas förståelse för syftet med övningen. För dig som ledare innebär övningen att du släpper beslutanderätten om hur teamen ska utformas, inte ansvaret kring teamen. Som ledare behöver du fortfarande sätta ramar kring hur övningen ska genomföras och vilka regler det finns att förhålla sig till. Och om teamen inte blir bra utformade så är det fortfarande ditt ansvar. Men det ger teamen en möjlighet att själva skapa rätt förutsättningar för att lyckas. Det leder förhoppningsvis också till att de nya teamen kommer känna större ansvar för framtida åtaganden.


Övningens genomförande

Övningen genomfördes under en halv dag i en extern lokal för att ge hela gruppen totalt fokus. Övningen gicks igenom grundligt med en tydlig förväntansbild av utfallet och vad de nya teamen ska göra. När det var glasklart för samtliga medverkande samlades de på en öppen yta och alla medarbetare fick, utifrån eget tycke och tänkande, organisera sig i nya team utifrån de ramar och spelregler som satts upp.

Spelregler SjälvOrg.png

När alla tillhörde ett team fick teamen utvärdera sig själva utifrån följande parametrar och poängsätta sin nya konstellation:


  • Kompetens
  • Teamdynamik
  • Teamfördelning
  • Accepterar vi det här teamet


Teamen fick sedan redovisa poängsättningen för samtliga deltagare och ange om de saknade något som skulle kunna bidra till att teamet skulle kunna ge accept och leverera sitt uppdrag. Nu blev det tydligt att den första uppdelningen inte skulle fungera då flera team inte gav accept på grund av att flera ramar inte uppfylldes.

Vi tog en bensträckare, gick igenom ramarna och spelreglerna än en gång och genomförde ytterligare en iteration. Sakta men säkert började personer flytta sig mellan teamen för att uppfylla behoven och nya konstellationer bildades. Återigen fick teamen utvärdera sig själva och redovisa resultatet. Efter tre till fyra iterationer hade teamen formerat sig och alla team gav tummen upp samt att alla medarbetarna var jämt fördelade.

För att säkerställa att samtliga var bekväma med de nya teamen gick vi igenom allas åtaganden en gång till för att säkerställa att de kunde acceptera dem och om de ansåg att de skulle kunna leverera det de åtagit sig. Vi fick återigen tummen upp från alla team.


Feedback på genomförandet från deltagarna

Detta kan vid första anblicken låta som en enkel och harmlös övning men det är så mycket mera. 40 personer har fått organisera sig själva vilket, för de flesta, har inneburit nya teamkamrater, ny chef, nytt kompetensområde och domänkunskap.

Och förändring är svårt, så hur mottogs det?

Redan under kvällen fick både övningen och dess utförande positiv feedback. Resultatet har säkerställts med alla deltagarna genom mätningar, samtal och feedback. Feedbacken har varit tydlig, det fungerade! Enkätfrågan ”Så här känner jag inför mitt nya team?” fick på en skala 1 - 10 nästan 8 i genomsnitt. Framgångsfaktorerna var: Gedigna förberedelser, transparens, hög närvaro och aktivt deltagande och MODET hos deltagarna och förmågan att se till SBAB:s bästa

Vi har även fått feedback från övriga verksamheten som känner en stor tillfredsställelse kring teamen och att dialogen med teamen redan har gett bättre resultat och effektivitet än tidigare på grund av teamens tydligare fokus.

På vår månatliga medarbetarundersökning på utvecklingsavdelningen har vi sett högre resultat, en ökning vi inte sett under någon mätning tidigare. Medarbetarna uttrycker att de tycker bättre om sin arbetsplats, 20 % svarade en maxad 10-poängare och över 50 % en 8:a eller högre. Några citat från deltagarna:

 

”Klockrent, kunde inte bli bättre”
”Riktigt kul :) Kul att folk bytte team”
”Förvånansvärt bra, trodde helt klart att det inte skulle gå att lösa men till slut gjorde det det ändå. Imponerande och jäkligt kul”

Lessons learned

Den mesta feedbacken kretsade kring att information inför övningen hade behövt komma tidigare för att slippa onödiga diskussioner innan övningen. Det hade även varit bra om den genomgång som produktägarna höll kring teamens åtaganden hade hållits några dagar innan övningen för att ge deltagarna mera tid att fundera kring de olika produktområdena.

Det var viktigt att det avsattes rejält med tid i början av workshopen för att informera om hur övningen skulle gå till, varför den genomförs så här och på detta sätt samt vilka olika produktområden och team som finns.

Vad gäller själva övningen så har vi sett övervägande positiv feedback. Flera har uttryckt att det var en positiv anda i gruppen samt att det var en rolig och givande övning. Många blev positivt överraskade.

När det kommer till sammansättningen av de nya teamen är det härligt att det var frågan som fick högst betyg i enkäten. Bland de kommentarerna som gavs var det blandat, allt från lite tvekan kring det nya teamet till stor ”pepp” inför att få jobba med nya teammedlemmar.

En framgångsfaktor var den höga närvaron och det höga engagemanget som lyfte övningen till den nivå vi hade hoppats på. Övningen tvingade flera av medarbetarna utanför sina komfortzoner men de visade ett stort mod i hur de angrep övningen. Det måste även sägas att det var på grund av att många av deltagarna lyfte blicken och såg till SBAB:s bästa och anpassade sig efter förutsättningarna och bytte team som gjorde att övningen lyckades.


Vad hade hänt om vi hade misslyckats?

Någon tydlig plan för vad som händer om teamen inte kommer fram till en lösning fanns inte utan vi hade fullt förtroende att deltagarna skulle lösa uppgiften. Det hade inte gett övningen en ärlig chans om vi hade haft ett alternativ redo i bakfickan. Målbilden var tydlig, de nya teamen ska vara klara efter dagens slut. Och efterlevnad av ramar och regler gick inte att kompromissa på. Vi satte helt enkelt ramarna sedan var det upp till teamen att lösa uppgiften.

Vill du prova detta själv finns det en presentation här som du kan använda och ta hjälp av: https://prezi.com/xk_rdoygs2rg/sjalvorganiserade-team-pa-riktigt-fran-borjan/

Ett sista tips: du kan inte vara för tydlig inför workshopen. Hellre för mycket information för att skapa trygghet i gruppen.

Jobbar du redan på SBAB?

Var med i rekryteringen och hitta din nästa kollega!

email
@sbab.se
  • Agneta Albinsson
  • Alexander Bennetoft
  • Alexander Nilsson
  • Anders Alvemur
  • Anders Jildén
  • Anita Brink
  • Anna Christenson
  • Anna Forsström
  • Annamarija Andersson
  • Anna Norlander